Postfach-Einstellungen

Alles, wofür man sonst ins Backend des Anbieters müsste, stellst Du direkt am Postfach ein — im selben Fenster, in dem Du die Mails liest.

Signatur #

Der Textblock unter jeder Nachricht. Für Firmen ist er nicht optional: Bei geschäftlicher Korrespondenz gehören Firmenname, Rechtsform, Anschrift, Registergericht und Registernummer hinein. Eine unvollständige Signatur ist ein häufiger und vermeidbarer Abmahngrund.

Abwesenheitsnotiz #

Die automatische Antwort für Urlaub oder Krankheit. Du legst Text und Zeitraum fest.

Zwei Hinweise:

• Nenn eine Vertretung. Eine Abwesenheitsnotiz ohne Ansprechpartner hilft niemandem.
• Denk ans Ausschalten. Ein Zeitraum mit Enddatum erledigt das für Dich.

Weiterleitung #

Eine Kopie jeder eingehenden Nachricht geht zusätzlich an eine andere Adresse — oder statt an das Postfach ausschließlich dorthin. Praktisch, wenn jemand ein Postfach vertretungsweise mitliest.

Prüfe Weiterleitungen regelmäßig. Eine vergessene Weiterleitung an einen ehemaligen Mitarbeiter ist ein Datenschutzvorfall, den niemand bemerkt.

Spamfilter #

Der Filter sortiert unerwünschte Nachrichten aus. Du kannst festlegen, wie streng er arbeitet und was mit erkanntem Spam passiert — markieren oder in einen eigenen Ordner legen.

Landet echte Post im Spam, stell den Filter eine Stufe milder. Kommt zu viel Müll durch, eine Stufe strenger.

Passwort #

Das Postfach-Passwort änderst Du hier. Denk daran: Mail-Programme auf Handy und Rechner müssen das neue Passwort ebenfalls bekommen, sonst holen sie plötzlich keine Nachrichten mehr ab.

Speicherplatz #

Jedes Postfach hat eine Größe. Ist sie voll, kommen keine neuen Nachrichten mehr an — der Absender bekommt eine Fehlermeldung.

Wenn ein Postfach volläuft:

1. Große Anhänge und alte Nachrichten löschen.
2. Papierkorb wirklich leeren — dort belegt alles weiter Platz.
3. Wenn das nicht reicht, dem Postfach mehr Speicher geben.

Zusätzliche Adressen #

Ein Postfach kann unter mehreren Adressen erreichbar sein. So bekommt eine Person vorname@ und zusätzlich info@, ohne ein zweites Postfach zu belegen.

Externe Programme #

Ob und wie ein Postfach von außen abgerufen werden darf, steht ebenfalls hier — samt der Verbindungsdaten für Outlook und Co., siehe Outlook, Apple Mail & Handy.